Ministerio de Cultura

PERFIL DE LA COMPAÑÍA

El Ministerio de Cultura es el organismo rector de la política cultural colombiana, que a partir de la afirmación del multiculturalismo y la descentralización, genera espacios de reflexión capaces de desencadenar procesos de formación, creación e investigación. Así mismo, vela por la preservación, la promoción y la difusión de nuestro patrimonio cultural, contribuyendo en la construcción de una cultura de paz. Institucionalmente, el Ministerio de Cultura se ha organizado alrededor de las diferentes temáticas de la cultura, en este sentido el Ministerio cuenta con Direcciones de Artes, Cinematografía, Etnocultura y Fomento, Comunicaciones, Infancia y Juventud, y Patrimonio. Además hacen parte del Ministerio El Museo Nacional y La Biblioteca Nacional como unidades administrativas especiales y El instituto Colombiano de Antropología e Historia, El Instituto Caro y Cuervo, Coldeportes y El archivo General de la Nación como organismos adscritos. La diversidad de temáticas y la divergencia de actores que participan en los diferentes procesos que debe liderar el Ministerio condicionan un escenario propicio para que cada una de las unidades organizacionales deba desarrollar sus propias estrategias, conocimientos y herramientas para llevar a cabo el objeto de la gestión en su campo de acción, y de esta manera procurar el cumplimiento de las normas establecidas por la Ley, alcanzar las metas definidas por el Plan de Desarrollo del Estado en cuanto al tema cultural y cumplir con los acuerdos y convenios establecidos con la comunidad. Esta característica hace del Ministerio de Cultura una institución ágil para la planeación y realización de acciones, pero que en alguna medida dificulta los procesos de integración, especialmente en lo referente a información.

Ministerio de Cultura

 

SITUACIÓN DE NEGOCIO

El Ministerio como ente rector de la política cultural es responsable por el fortalecimiento y la promoción de todas expresiones culturales y del patrimonio cultural de una manera integral, por lo tanto, debe contar con la herramientas e información apropiadas para los procesos de planeación y de tomas de decisiones, de tal forma que pueda garantizar la mejor disposición de recursos y esfuerzos en pro del cumplimiento de las metas con la mejor relación de costo-beneficio posible. Es por esta razón que el Ministerio se propuso definir e implementar el Sistema Nacional de Información Cultural – SINIC para posicionarlo como la herramienta que le ayudará a la consolidación de información de las diferentes áreas temáticas y que le servirá de apoyo para la toma decisiones y la promoción y difusión integral del patrimonio y del acervo cultural colombiano.

Para la realización de este proyecto el Ministerio solicitó la definición del SINIC mediante la especificación de los servicios de aplicación e información, así como el conjunto de estrategias, planes de acción y elementos de monitoreo para el desarrollo, implementación, posicionamiento y sostenibilidad del sistema.

SOLUCIÓN:

La definición final de la solución incluyó:

El plan estratégico para el desarrollo, posicionamiento y sostenibilidad del sistema, el cual incluye la visión compartida de los usuarios, la misión del sistema con los objetivos específicos y la estrategia de ejecución.
La especificación conceptual y funcional del sistema en términos arquitectura, servicios y usos del sistema para el apoyo a la toma de decisiones y a la difusión de las expresiones culturales y del patrimonio.
La especificación conceptual y funcional del sistema en términos arquitectura, servicios y usos del sistema para el apoyo a la toma de decisiones y a la difusión de las expresiones culturales y del patrimonio.
La planeación del proyecto de diseño, desarrollo e implementación de la solución mediante la especificaciones de actividades, recursos y presupuestos.
Beneficios
El enfoque metodológico que sigue Red Colombia para definir sistemas de información a partir de un descubrimiento de la organización, ayudó al Ministerio y a cada una de sus dependencias a identificar elementos de convergencia en los que se pueden dar sinergias para el mejor aprovechamiento de los recursos, especialmente en lo referente a tecnología de información y a la integración de fuentes de información. La identificación de sinergias y necesidades comunes fue un elemento vital para la definición de los servicios del SINIC y especialmente para la construcción de una visión compartida del proyecto por parte de los usuarios líderes, visión sobre la cual están cimentadas las estrategias y acciones de posicionamiento y de aceptación del sistema. La definición del SINIC fue el resultado de un proceso de valoración y clasificación de los servicios, en el cual existió un alto nivel de participación de los usuarios, por lo cual la especificación del sistema incluye estrictamente sólo aquellas funcionalidades que se consideraron estratégicas y que generarán un beneficio tangible para el Ministerio, las Redes de apoyo y la comunidad en general; siempre dentro del marco de la Ley, el Plan de Desarrollo, y los objetivos misionales de cada dirección y del Ministerio. La propuesta de arquitectura le permitió al área de sistemas del Ministerio replantear su estado actual de tecnología e iniciar un proceso de mejoramiento en términos de integración y desarrollo de nuevos sistemas bajo una plataforma estandarizada y unos principios básicos que facilitan la integración de los sistemas actuales y futuros con el propósito aunar esfuerzo y reducir costos de implementación y de propiedad de la tecnología. Los análisis realizados y el nivel de especificación de la solución contribuyeron en el proceso de valoración de los recursos requeridos para la contratación del proyecto y a una disminución considerable de la incertidumbre y de los riesgos asociados a la contratación, construcción e implementación del sistema. Esto redundo en un presupuesto de ejecución que quedó estimado en un 30% menos con respecto a las expectativas que tenía el Ministerio antes de iniciar la consultoría y que se cumplió en la fase de contratación con un margen de variación del 10% a favor del Ministerio.

Productos y servicios involucrados

Servicio de consultoría de Red Colombia para la definición de modelos de Tecnología de Información y Sistemas de Información alineados con los requerimientos de negocio, el estado actual de tecnología y dentro del marco de la mejor relación costo-beneficio. Especificación de la arquitectura y modelo conceptual de un sistema de información aprovechando los beneficios de la arquitectura .NET.

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